Un agent vocal IA pour votre camping, qui répond aux vacanciers dans leur langue.

Le téléphone d'un camping sonne au pire moment. L'hiver et le printemps, ce sont les questions avant de réserver : dates d'ouverture, hébergements, animaux, piscine. L'été, ce sont les vacanciers déjà sur place, les arrivées du samedi, les retards sur la route et les objets oubliés, pendant que la réception a une file devant le comptoir.

S'ajoutent deux difficultés propres au plein air. Une partie des appels arrive le soir et la nuit, quand la réception est fermée. Et sur le littoral, une partie de la clientèle parle néerlandais, allemand, anglais ou espagnol : un message de répondeur en français ne lui sert à rien.

À partir des informations de votre camping, l'agent prend les appels courants de la réception :

• renseigner les vacanciers : dates d'ouverture, hébergements, piscine, animaux, horaires de la réception, accès ;
• noter une demande de réservation, nom et dates, puis orienter vers votre réservation en ligne, ou programmer un rappel de l'équipe pour un habitué ou un groupe ;
• prendre un objet perdu avec tout ce qu'il faut pour le retrouver : l'objet, les dates du séjour, le numéro du mobil-home ou de l'emplacement, le nom de la réservation ;
• recueillir une réclamation, notée telle quelle pour l'équipe ;
• passer une urgence de nuit au gardien, selon vos règles.

Chaque demande arrive par écrit au bon endroit. Dans le camping que nous équipons, l'équipe reçoit les fiches dans un groupe de messagerie, rangées par sujet : réservations, rappels et questions, objets perdus, réclamations, urgences.

L'agent comprend la langue de l'appelant et lui répond dans cette langue : français, anglais, espagnol, allemand, néerlandais et italien. Le vacancier néerlandais qui appelle pour une arrivée tardive n'a pas à chercher ses mots en français, et vos informations restent les mêmes dans toutes les langues.

Il reçoit vos appels par un simple renvoi depuis votre ligne actuelle : vous gardez votre numéro, celui qui figure sur votre site et dans les guides, et votre opérateur.

Les règles changent avec l'heure, et c'est vous qui les fixez. Voici celles du camping d'Argelès-sur-Mer que nous équipons :

• de 9 h à 19 h, toute demande, urgence comprise, part en fiche écrite à l'équipe de la réception ;
• de 19 h à 9 h, une urgence est transférée au gardien et signalée en même temps à l'équipe : fuite d'eau, gaz, électricité, accident, blessé, feu, bagarre, arrivée tardive ;
• avant le transfert, l'agent demande le lieu une seule fois, pour ne pas faire perdre de temps ;
• en cas de danger, l'appelant est invité à composer le 112 ;
• les autres demandes de la nuit attendent l'équipe du matin, notées et complètes.

Le gardien n'est dérangé que pour ce qui ne peut pas attendre, et il sait déjà de quoi il s'agit quand il décroche.

• Il ne confirme pas une réservation : aucun logiciel de réservation de camping n'est branché aujourd'hui, il note la demande et oriente vers votre réservation en ligne.
• Il ne promet ni emplacement, ni prix, ni dérogation au règlement que vous n'avez pas écrits.
• Il ne remplace pas le gardien ni les secours : il transmet, et rappelle le 112 en cas de danger.
• Il ne gère pas un litige sur place : la réclamation est notée et revient à votre équipe.

L'installation prend 5 à 10 jours ouvrés. Nous recueillons vos informations, votre règlement intérieur, vos tarifs et vos règles d'urgence, puis nous testons chaque scénario avec vous, dans chaque langue, avant la mise en ligne. Rien n'est activé sans votre validation.

La formule Vitrine existe en annuel ou au mois, sans engagement : de quoi n'activer l'agent que pour la saison. Pour les pics de l'été, la formule Pro prend plusieurs appels en même temps. En savoir plus sur nos formules.

Pour un hôtel, une résidence de tourisme ou une chambre d'hôtes, voyez l'agent vocal IA pour hôtel ; pour comprendre le fonctionnement d'un appel, le guide de l'agent vocal IA.