Excellia
My AgentExcellia Automatisation
Vos processus tournent tout seuls.
Relances, factures, tri du courrier, avis clients : les tâches répétitives partent en automatique, vous gardez la validation.
Du premier appel à l'avis client.
Chaque étape de votre parcours client a ses tâches répétitives. On les identifie, on les branche, elles ne vous réveillent plus.
Chaque encadré bleu est un automatisme réel que nous posons chez nos clients. Le vôtre commence par les trois qui vous coûtent le plus cher.
Des exemples concrets.
Une demande arrive
Formulaire, mail ou répondeur : la fiche est créée et un brouillon de réponse vous attend. Répondre dans l'heure, c'est souvent gagner le chantier.
Un devis reste sans réponse
Relance à J+7, seconde relance à J+15, rédigées à votre ton. Vous validez, elles partent.
Votre boîte mail est triée
Urgent, devis, fournisseur, administratif : chaque matin le tri est fait et les réponses standard sont déjà préparées.
Un devis est signé
Dossier créé, commande fournisseur au planning, facture d'acompte prête. Rien n'est oublié entre la signature et le premier coup de pelle.
Une facture est en retard
Rappel aimable, puis courrier ferme, puis mise en demeure aux termes juridiques corrects. Gradué, documenté, efficace.
Un chantier se termine
Facture de solde envoyée, demande d'avis Google transmise, photos archivées. Votre réputation travaille pour le prochain client.
On commence par trois. Pas quinze.
Les automatisations qui tiennent sont celles qui règlent une vraie douleur. On écoute d'abord, on branche ensuite, on étend mois après mois.
On écoute vos irritants
Ce qui vous fait perdre du temps chaque semaine, dans vos mots. C'est la liste de départ.
On branche les trois premières
Celles qui rapportent le plus vite. Elles tournent, vous les voyez travailler, vous jugez sur résultat.
On étend, ou on vous forme
Chaque mois, vos demandes deviennent de nouveaux automatismes. Et si vous préférez les construire vous-même, on forme votre équipe à le faire.
Aucun message ne part sans votre validation.
L'automatisation prépare le travail, elle ne parle pas à votre place. Chaque envoi vers un client est un brouillon que vous approuvez. C'est notre règle, sans exception.
Par où commencer pour automatiser son entreprise
À la question « comment automatiser son entreprise », la réponse commence par une liste, pas par un outil. Automatiser les tâches répétitives suppose d'abord de les repérer. Pendant une semaine, notez ce que vous ou votre équipe refaites à l'identique : saisir, copier, relancer, classer, répondre aux mêmes questions. Pour chaque tâche, estimez durée et fréquence : une tâche courte répétée chaque jour pèse souvent plus lourd qu'un rapport mensuel.
Une bonne candidate réunit quatre critères : répétitive, fréquente, à règles claires, au temps mesurable. S'il en manque un, on la laisse pour plus tard.
C'est le travail de l'audit IA pour PME : lister, chiffrer, puis retenir trois automatisations, celles qu'une équipe peut vérifier et s'approprier en une journée.
Les tâches administratives d'une PME qui se prêtent le mieux à l'automatisation
L'automatisation des tâches administratives en PME commence presque toujours par les mêmes postes, ceux qui cumulent volume, règles stables et données déjà présentes dans vos logiciels :
- Factures fournisseurs : PDF reçu par mail, montant et échéance extraits, écriture préparée pour votre expert-comptable.
- Pièces comptables : justificatifs collectés, renommés, classés, liste de ce qui manque.
- Fichier clients ou CRM : chaque mail, formulaire ou rendez-vous met la fiche à jour, sans double saisie.
- Rendez-vous : créneau posé dans l'agenda, confirmation envoyée, rappel la veille.
- Nouveau client ou nouveau salarié : dossier créé, liste de pièces, relance de ce qui manque.
Mises bout à bout, elles font les 10 à 15 heures gagnées par semaine constatées chez nos clients, sans changer de logiciels.
Automatisation classique ou IA : quand utiliser l'une et l'autre
Automatiser son entreprise avec l'IA ne veut pas dire mettre de l'IA partout. Quand les règles sont fixes (devis non signé à telle date, donc relance), l'automatisation classique suffit : n8n, open source, enchaîne les étapes entre vos logiciels via ses centaines de connecteurs.
L'IA intervient quand il faut lire, trier, résumer ou rédiger : comprendre un mail, extraire les informations d'un PDF, proposer une réponse dans votre ton. Nous utilisons Claude (Anthropic) pour ces étapes, toujours suivies d'une validation : l'IA produit un brouillon, jamais un envoi.
Le marché parle d'agent IA ; pour une PME, la version utile est plus sobre : une automatisation IA qui prépare, une personne qui décide. La formation IA en entreprise repose sur ce principe.
Ce qui fait échouer une automatisation, et comment on l'évite
Un projet d'automatisation IA en entreprise échoue rarement pour une raison technique. Les causes se répètent :
- Données sales ou éparpillées : doublons, montants dans plusieurs tableurs. L'audit les repère, on nettoie avant de brancher.
- Pas de validation humaine : un message part seul, l'erreur atteint le client. Chez nous, la validation est une étape du workflow.
- Personne pour maintenir : celui qui l'a construite est parti, personne n'ose y toucher. D'où la formation le jour du déploiement, puis la formation n8n.
- Un outil fermé : workflows impossibles à exporter. Avec n8n, hébergé en Europe ou chez vous, ils vous appartiennent.
- Un processus encore instable : si la façon de faire change chaque semaine, l'automatisation sera fausse la suivante.
Cette grille sert aussi à juger une offre d'automatisation IA pour PME : où tournent les workflows, qui peut les modifier.
Combien de temps ça prend, et comment le prix est fixé
Trois temps. Un audit de deux à trois heures dans vos locaux, offert : on liste les tâches répétitives, on chiffre leur temps, on choisit trois automatisations. Une préparation sous sept jours, de notre côté. Puis une journée chez vous : déploiement et formation de l'équipe sur vos dossiers. Le soir, ça tourne, et vos équipes savent le modifier.
Le prix est fixé après l'audit, périmètre connu, et vous le connaissez avant de décider, sans engagement. Excellia Consulting intervient depuis Perpignan, dans les Pyrénées-Orientales, en Occitanie et à distance : plus de 50 entreprises accompagnées, une centaine d'assistants IA et d'automatisations en production. Votre interlocuteur : Dorian Pujol, 07 66 40 90 47.
Questions fréquentes
Faut-il changer de logiciels pour automatiser ?
Non. On part de ceux que vous utilisez déjà : messagerie, agenda, devis et facturation, CRM, tableurs. n8n dispose de connecteurs pour la plupart ; les autres se branchent par export ou lecture de mails. Changer de logiciel reste une décision à part, jamais un prérequis.
Mes données restent-elles chez moi ?
Oui, si vous le souhaitez : n8n s'installe sur votre serveur ou sur un hébergement européen. Les workflows vous appartiennent et s'exportent dans un format lisible. Les étapes qui font appel à l'IA sont visibles dans le workflow : vous savez ce qui est transmis.
Que se passe-t-il si une automatisation se trompe ?
Elle se trompe dans un brouillon, pas chez le client : aucun message ni email ne part sans validation humaine. Une relance mal adressée ou un montant mal lu est repéré avant l'envoi. On corrige ensuite la règle ou la consigne donnée à l'IA.
Peut-on automatiser avec un logiciel qui n'a pas d'API ?
Oui, presque toujours, par trois voies : un export planifié (CSV, tableur) relu par le workflow ; la lecture des mails ou des PDF que ce logiciel envoie déjà ; la saisie assistée, où l'automatisation prépare les données qu'une personne valide. On choisit pendant l'audit.
Combien d'automatisations au départ ?
Trois, choisies pendant l'audit parmi les tâches répétitives, fréquentes, à règles claires et au temps mesurable. C'est ce qu'une équipe peut voir tourner et s'approprier en une journée. Une fois qu'elles tiennent, on en ajoute selon vos demandes, ou vous les construisez vous-même après formation.
Est-ce que ça marche pour une entreprise de cinq personnes ?
Oui, c'est le bas de la fourchette que nous accompagnons, de 5 à 50 personnes. À cette taille, l'administratif repose souvent sur une seule personne, parfois le dirigeant le soir. Automatiser les tâches répétitives y rend du temps à la personne qui en manque.
Premier pas
Commencez par ce qui vous coûte le plus.
Racontez-nous vos trois plus grosses pertes de temps. On vous dit ce qui est automatisable, en combien de temps, et pour combien.